Einladung: So wird die Feier ein Erfolg

Eine Geburtstagsfeier im kleinen Kreis oder die Riesenfete mit vielen lieben Leuten – Die Geburtstagseinladung stellt die Weichen für einen tollen Tag. Denn ohne Gäste keine Feste. Die Einladung zum Geburtstag hat aber nicht nur einen informativen Charakter, sie soll insbesondere Neugierde und Vorfreude der Gäste wecken und Lust auf den Geburtstagsevent machen. Sinn und Zweck ist nämlich, dass die anvisierten Personen zusagen. Der visuellen Gestaltung kommt daher neben den Daten und Fakten eine große Bedeutung zu.

Art der Geburtstagseinladung – Verschiedene Optionen stehen zur Auswahl

Die klassische Einladungskarte aus Papier oder anderen, mitunter ausgefallenen und witzigen, Materialien steht auch im digitalen Zeitalter noch ganz oben auf der Favoritenliste der Einladungsempfänger. Diese Form ist zudem die persönlichste Art, um Freunden, Bekannten, Verwandten, Kollegen zu zeigen, dass sie am Ehrentag mit von der Partie sein sollen. Die Zustellung erfolgt je nach Entfernung in persona oder mit der Post.

Die ausgefallene Geburtstagseinladung kann auch ein spezielles oder ausgefallenes Format annehmen, z.B. Schallplatte, CD, DVD, Kassette, Video- oder Audiodatei. Der Fantasie für individuelle Einladungen sind keine Grenzen gesetzt. Digitale Geburtstagseinladungen in Form von E-Cards, die per Mail oder über Messenger-Dienste versendet werden, stellen eine weitere Möglichkeit dar.

Grundgedanken vor der Einladung

Die Informationen in der richtigen Einladung und die optische Gestaltung, die ausschlaggebend für den Erfolg der Geburtstagseinladung sind, richten sich nach Art und Umfang der Geburtstagsparty. Die grobe Planung muss deshalb stehen, bevor es an die Einladung der Gäste geht. Diese Eckpunkte sollten klar definiert sein:

Ist der Tag der Feier, Party gleich mit dem Geburtstag oder soll zu einem anderen Zeitpunkt gefeiert werden?
Art der Feier: beispielsweise geselliges ungezwungenes Beisammensein oder Motto-/Themenparty eventuell mit Dresscode
Anzahl und Alter der Gäste (z.B. Kinder, Jugendliche, Erwachsene)
Sind auf der Gästeliste Begleitpersonen, Partner oder bestimmte Befindlichkeiten zu berücksichtigen (z.B. wenn ich Person X einlade, muss ich Person Y auch einladen oder ist bekannt, dass sich bestimmte Gäste weniger gut oder gar nicht verstehen)?
Veranstaltungsort: Wohnung/Haus, Location indoor/outdoor
Sollen sich die Gäste an Unkosten beteiligen oder etwas mitbringen?
Ist eine Übernachtung für Gäste mit weiteren Anreisen einzuplanen?

Die Einladungen sollten so früh wie möglich an die Gäste herausgehen, damit diese und der Gastgeber selbst optimal planen können. Oftmals macht eine Rückmeldung schriftlich, telefonisch, per Messenger Sinn, um die definitive Anzahl der Gäste in Erfahrung zu bringen. Auch, wenn eine Kostenbeteiligung für Location, Verköstigung und Sonderaktionen vorgesehen ist, wird die Rückmeldung empfohlen, um Geld ggf. schon im Vorhinein einzunehmen.

Die wichtigen Informationen in der Einladung

Die Geburtstagseinladung für Freunde, Bekannte, Familienmitglieder, Arbeitskollegen, Studienkollegen und alle, die mitfeiern, soll die vier großen W´s – Was? Wer? Wann? Wo? – und darüber hinaus, weitere relevante Fragen zur Geburtstagsparty beantworten. Dabei ist es hilfreich, sich als Gastgeber in die Rolle der einzuladenden Person zu versetzen, um wichtige Punkte in die Einladung mit einzubauen.

Das gehört in die Einladung:

Was wird gefeiert? Geburtstag natürlich. Hier darf es inhaltlich genauer werden, z.B. Umtrunk, Kaffee- und Kuchen, Dinnerparty, Brunch, Kindergeburtstag, Grillfest, Clubtour, Überraschungsparty, Mottoparty, z.B. 70er Jahre Geburtstagsparty, Hawaiisause oder Pinkelparty.
Wer ist konkret eingeladen? Beispiel: „Hiermit lade ich Dich/Sie/Euch/mit Partner ein“.
Wann beginnt die Geburtstagsfeier bzw. wann soll der Gast am vereinbarten Treffpunkt sein? Datum und Uhrzeit sind anzugeben (eventuell Hinweise wie „open End“ oder voraussichtliches Ende als Uhrzeit angeben).
Wo wird gefeiert? Hier sollte die genaue Adresse (ggf. ein Treffpunkt) angegeben sein. Eine Anfahrtsskizze oder eine Wegbeschreibung bieten sich immer an.
Dresscode Vorgaben oder Kostümierungswünsche.
Ggf. Ablaufprogramm bei umfangreicher Geburtstagsparty mit Programmpunkten.
Besondere Hinweise auf das, was mitzubringen oder zu beachten ist.
Für Gäste, die von weiter anreisen: Angebot für Übernachtung bzw. ein bis zwei Adressen von Unterkünften in der Nähe.
Bitte um Rückmeldung, hier eine fixes Datum setzen und Art der Rückmeldung aufzeigen (Telefon, E-Mail, Messenger).
Die Telefonnummer/E-Mail-Adresse des Gastgebers für weitere Fragen.

Einladungsinfos optisch kreativ und anregend verpacken

All diese grundlegenden Infos können im nächsten Schritt optisch kreativ und Lust anregend verpackt werden. Derjenige, der die Geburtstagseinladung in der Hand hält, soll sich wahnsinnig freuen und derart entflammt sein, dass er sich den Termin in jedem Fall frei hält.

Einladungen in Papierform bieten sich hierzu hervorragend an, denn dem Kreativpotential sind keine Grenzen gesetzt und auch die Kosten bleiben überschaubar. Entweder die Einladung zum Geburtstag wird in Eigenregie selbst gefertigt, klassisch von Hand oder am PC mit schlauen Tools und Programmen, oder der Gastgeber greift auf innovative Vorlagen und Gestaltungsideen von spezialisierten Anbietern zurück.

Die persönliche Einladungskarte zum Geburtstag hat einen hohen Stellenwert beim Gast und ist durch die digitale E-Card nicht zu ersetzen. Jeder Geladene hält doch gerne so ein Unikat in Händen, das gleich an den Kalender gepinnt wird, um den großen Tag auch nicht zu vergessen. Die gute „alte“ neue Einladungskarte, ob klassisch, ausgefallen oder einfach umwerfend humorvoll, ist nach wie vor die persönlichste Art, um liebe Leute zum Wiegenfeste einzuladen.

Ganz wichtig noch zum Schluss: Das Kuvert gehört unbedingt dazu. Wer Einladungen in Form von Schallplatten, CDs, Schriftrollen oder anderen ausgefallen Formaten bevorzugt, verwendet alternativ eine passende Hülle.

Und nun viel Spaß beim Einladen!

Übrigens, eine Einladung zum Kindergeburtstag kann sehr schön selbst gestaltet werden, hierfür geben wir Tipps auf der Seite Einladung Kindergeburtstag.